FILLING SYSTEM

hy guys ... pada postingan kali ini saya mau ngasih info nih tenang gimana sih caranya ngarsipin surat ?? ya udah .. gak usah lama2 deh yah ?? langsung aja .........

 FILLING SYSTEM

1. PENGERTIAN
Filing system adalah suatu rangkaian kerja yang teratur yang dapat dijadikan pedoman untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
 2. PERALATAN YANG DIBUTUHKAN

Filing cabinet

Filing cabinet yaitu lemari untuk menyimpan arsip. Macam-macam filing cabinet:

·         lateral filing cabinet : yaitu lemari arsip yang berpintu dan mempunyai papan alas untuk menyimpan arsip

·         Drawer type filing cabinet : yaitu lemari arsip yang berlaci-laci yang dapat ditarik keluar-masuk

Guide

Guide adalah sekat petunjuk yang terbuat dari karton atau kertas tebal dengan ukuran tertentu yang memuat kode pada tab-nya, yang berfungsi sebagai pembatas kelompok dan sekaligus sebagai petunjuk folder yang ada dibelakangnya.

·         Guide besar berukuran 36x25 cm. guide ini biasanya dipergunakan dalam penyimpanan surat-surat dalam folder folio

·         Guide kecil berukuran 16x11 cm. guide ini dipakai untuk menyimpan kartu yang berukuran 15x10 cm, seperti kartu indeks, kartu kendali, lembar pengantar.

Folder

Folder adalah map berupa lipatan karton atau plastik yang dipergunakan untuk menyimpan warkat, ditempatkan dibelakang guide. Ada empat macam folder, yaitu :

·         Brief order, yaitu map besar yang terbuat dari karton tebal didalamnya terdapat penjepit arsip.

·         Stofmap, yaitu berkas lipatan berdaun yang terbuat dari kertas tebal atau plastik.

·         Snelhecker yaitu map yang terbuat dari kertas tebal atau plastik yang didalamnya terdapat alat penjepit

·         Hangging map yaitu map tanpa jepitan yang digantung pada gawang filing cabinet.

Rak sortir

Rak sortir yaitu rak yang berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing-masing.

Kartu indeks

Kartu indeks, yaitu kartu yang berukuran 15x10 cm yang didalamnya memuat data tentang warkat yang akan disimpan, digunakan sebagai alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip

Laci kartu indeks

Laci kartu indeks, adalah laci tempat menyimpan kartu indeks sesuai dengan urutan abjad.

 3. MACAM-MACAM FILLING SYSTEM

a)      Sistem abjad

Sistem abjad adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan abjad, disusun mulai huruf A sampai dengan Z. Dalam penyusunannya, surat-surat disusun berdasarkan huruf pertama dari nama orang atau organisasi, instansi, lembaga, kantor, atau perusahaan yang sudah di indek.

Keuntungan sistem abjad

·         Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menjadi satu

·         Surat masuk dan surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map

·         Mudah dikerjakan dan cepat ditemukan dan Mudah diterapkan

      Kerugian sistem abjad

b)      Sistem masalah

Sistem masalah adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan pokok permasalahan dalam surat atau dokumen yang berkaitan.

c)       Sistem wilayah

Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan letak wilayah dengan berpedoman kepada daerah/kota/negara atau alamat surat

d)      Sistem tanggal

Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan urutan waktui/kronologis dari tanggal, bulan, dan tahun penerimaan/pencatatan surat/dokumen.

e)      Sistem nomor

Sistem nomor adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan nomor, yang dibagi menjadi dua macam, yaitu :

·         Filing Sistem Nomor Dewey

·         Filing Sistem Nomor Terminal Digit